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L'Organisation de votre voyage

 

Programme

Nous vous proposons des programmes et des destinations, choisis pour leur intérêt pédagogique et qui s'inscrivent dans le cadre des EPI des collèges. Mais ils ne sont pas imposés. Si vous souhaitez modifier ces circuits afin de les adapter à vos objectifs ou si vous envisagez d'autres destinations non proposées, n'hésitez pas à nous interroger. Notre structure nous permet de réaliser des circuits personnalisés dans les meilleures conditions, aux dates de votre choix. Un devis gratuit vous sera adressé sans engagement de votre part.

Lorsque vous aurez choisi votre destination, une liste de visites avec tarifs vous sera communiquée. Vous pourrez ainsi sélectionner celles qui vous intéressent et à partir de ce choix, nous composerons ensemble votre programme de voyage personnalisé.

 

Visites

  • Les tarifs

Les droits d'entrée des visites, de même que les guidages, ne sont pas compris dans nos tarifs.

Sous chaque programme, vous trouverez le budget approximatif à prévoir pour les visites mentionnées. Vous pouvez ajouter ou supprimer des visites : tous les tarifs vous seront indiqués avant votre envoi du contrat de réservation.

  • La réservation

Qu'elles soient culturelles ou techniques, nous nous chargeons de toutes les réservations de visites (lorsqu’elles peuvent être réservées) sans supplément. Ne tardez pas à nous confirmer votre choix : des réservations effectuées très tôt augmenteront les chances d'obtenir les dates et créneaux horaires souhaités, pour votre plus grande satisfaction.

Attention ! la réservation des visites n’est effectuée qu’à réception du contrat accompagné d’un premier acompte.

  • Le règlement
  1. Lorsque les visites le permettent, nous payons d'avance les frais d'entrée et guidages choisis que vous nous aurez préalablement réglés. Le coût de ce service est compris dans nos prestations. Nous vous remettons des bons d'échange au moment du départ.
  2. Vous partez avec une carte prépayée : nous vous facturons l'intégralité du budget visites et nous mettons à votre disposition une carte bancaire prépayée qui vous permettra de régler les visites sur place :

    - soit en espèces en retirant l'argent dans un distributeur automatique de billets

    - soit en payant avec la carte bancaire prépayée

  3. Si vous n'optez pas pour l'une des formules ci-dessus, vous devrez vous faire nommer "régisseur" par votre agent comptable ou gestionnaire afin que celui-ci puisse vous remettre les fonds nécessaires des visites que vous réglerez sur place.
  • Caution

Pour certaines visites ou activités, une caution pourra être demandée au groupe et sera restituée à la fin si aucun dégât n'est constaté.

Quelle que soit la solution choisie, la réservation est toujours effectuée gratuitement par nos soins.

 

Documentation

À réception de votre contrat de voyage et d'un premier acompte, vous pourrez télécharger dans votre “espace enseignant” sur notre site internet www.vefe-voyages.com. les documents qui vous permettront de préparer le voyage avec vos élèves

 

Formalités

Pour tous les voyages à l'étranger, une carte nationale d'identité ou un passeport en cours de validité est indispensable, ainsi qu'une autorisation de sortie de territoire pur les mineurs. Les élèves non ressortissants de l’Union européenne doivent consulter leur consulat.

Pour certains pays, un passeport individuel et parfois un visa sont exigés : vous trouverez les informations de chaque pays sur notre page destination.

Pour vous informer sur les risques sanitaires et sociaux liés à votre destination, nous vous invitons à consulter régulièrement le site du ministère des Affaires étrangères : www.diplomatie.gouv.fr rubrique “Conseils aux voyageurs.

 

Personnes à mobilité réduite

De façon générale, nos voyages peuvent s'adapter aux personnes à mobilité réduite mais les besoins particuliers (par exemple autocar équipé PMR) doivent nous être exprimés dès la demande de devis et avant la conclusion du contrat.

 

Allergies

Toute allergie grave ou problème médical, doit être signalé à la réservation et au plus tard 60 jours avant le départ. Chaque cas sera étudié avant une inscription définitive, afin d’éviter tout incident sur place. Une allergie signalée trop tardivement peut donner lieu à une annulation du voyage de l’élève concerné, sans possibilité de remboursement si des sommes sont engagées.

 

Dossier de voyage

Environ 8 jours avant le départ, vous recevrez de façon dématérialisée toutes les informations relatives à votre dossier de voyage avec les plans d'accès, les bons d'échange à présenter aux hébergements et aux restaurants, ainsi que toutes les confirmations ou bons d’échange dans à présenter aux visites.

Pour les voyages en car, un double de votre dossier est systématiquement remis à la compagnie d'autocars choisie.

 

Bilan de séjour

Ce questionnaire d’évaluation a pour but d’améliorer nos prestations : il nous permet de réagir dans le cas d’insuffisances de nos prestataires et faire en sorte que des anomalies éventuelles ne se reproduisent pas.

 

LE TRANSPORT

  • En Autocar

Le transport est assuré en car de tourisme avec sièges inclinables, équipé d'un micro, d'une vidéo, et parfois de toilettes.

Nous exigeons de nos transporteurs, des autocars de moins de 10 ans et dans la mesure du possible répondant à la norme Euro 6.

La liste nominative des passagers est obligatoire à bord de l’autocar. Elle doit comporter les nom et prénom de chaque passager ainsi que les coordonnées téléphoniques d’une personne à contacter en cas d’urgence.

Il n’est pas inutile de rappeler quelques règles en matière de transport de voyageurs.

Temps de conduite avec un seul conducteur

Un conducteur seul ne peut conduire plus de 4 h 30 sans interruption le jour et 4 h la nuit (de 21 h à 6 h). Il doit bénéficier d’une pause au moins égale à 45 minutes à l’issue de ce temps de conduite. Cette pause peut être fractionnée en 2 arrêts de 15 et 30 minutes minimum. La durée de conduite journalière est limitée à 9 h. Il est néanmoins possible de la prolonger jusqu’à 10 h, et ce, deux fois par semaine.

Amplitude avec un seul conducteur

Il s’agit de la durée séparant le début et la fin de service d’un conducteur, lors d’une journée de travail, incluant les temps de repos. Elle est autorisée jusque 14 h.

Temps de conduite en double équipage

C’est-à-dire avec deux conducteurs présents dans le car en permanence. L’amplitude maximale d’une journée de travail est de 18 h. Au-delà de cette amplitude, le transporteur doit prévoir un temps de repos de 9 h ou la mise à disposition d’un troisième conducteur.

Temps de repos

Le temps de repos journalier est de 11 h consécutives. Il peut être réduit à 9 h dans la limite de 3 fois entre deux repos hebdomadaires.

Les voyages en France sont soumis à la réglementation en vigueur depuis le 11 avril 2007 : la durée hebdomadaire de travail ne peut excéder 6 jours de conduite consécutifs. Un seul conducteur prévu sur un voyage de plus de 6 jours, devra donc observer 24 h de repos en cours de séjour.

Une solution de remplacement sera proposée au groupe (transporteur local ou transports en commun). Deux conducteurs prévus sur un voyage de plus de 6 jours, alterneront les temps de conduite de façon à observer chacun 24 h de repos en cours de séjour.

Les voyages dans les pays de l’Union européenne, d’une durée inférieure à 12 jours, ne sont plus concernés par cette mesure depuis juin 2010.

 

  • En train                                      

VEFE Voyages Educatifs est agrée SNCF. Nous pouvons donc effectuer vos réservations de train et émettre les billets pour des voyages en France et vers de multiples destinations en Europe.

 

  • En avion

VEFE Voyages Educatifs est agréé IATA (International Air Transport Association). Nous pouvons donc effectuer vos réservations et émissions de billets d’avion.

Afin d’offrir les meilleures prestations et un choix à nos groupes scolaires, nous travaillons avec des compagnies régulières (Air France, Air Canada, Air Transat…) ainsi qu’avec certaines compagnies low-cost (Transavia, Vueling, Easyjet…) au départ de Paris et de la Province.

 

L'HEBERGEMENT

  • En famille

Suivant les pays, les élèves sont généralement hébergés par deux ou trois, mais il est possible qu’ils soient hébergés par quatre durant les périodes les plus chargées (avant et après les vacances de printemps). Il vaut donc mieux éviter ces périodes si un hébergement par quatre ne vous convient pas. 

Les familles sont sélectionnées par chaque chef de centre qui les connaît bien.

Il peut arriver qu'un changement de famille survienne avant le départ, pour des raisons de maladie ou d'imprévu, dans ce cas nous vous informons dès connaissance des familles de remplacement.

Sur place, notre correspondant est présent au lieu de rendez-vous, le premier et le dernier jour. Il est disponible en cas de besoin et vous ne devez pas hésiter à le contacter.

Tout incident ou anomalie relative aux familles, doit nous être immédiatement signalé*, ou signalé sur place au responsable local de façon à ce qu’il puisse pallier les éventuels problèmes. (Ne pas attendre la fin du séjour ou votre retour en France).

*Nous assurons une permanence téléphonique 24 h/24 h durant votre voyage.

Trajets :

Les familles sont généralement localisées dans un rayon géographique qui permet un ramassage des élèves avec le car ou un déplacement des élèves à pied depuis le point de rendez-vous jusqu’au domicile des familles (10 à 15 min à pied environ).

Les élèves effectuent le trajet avec les familles d’accueil le premier et le dernier jour, seuls les autres jours.

En Grande-Bretagne, Allemagne et Italie, les élèves de moins de 12 ans sont placés dans des familles qui les accompagnent tous les jours (dans des localités bien précises) : n’hésitez pas à nous interroger.

Cet accompagnement peut être réalisé pour des élèves de plus de 12 ans dans certaines localités, moyennant un supplément.

Dans certains centres, les élèves doivent utiliser les transports en commun. Avant votre réservation, nous pouvons toujours vous informer précisément sur ce point et si vous le souhaitez, vous proposer un centre qui exclut totalement l'utilisation de transports en commun.

 

  • En auberge - Centre de jeunes

Les auberges et les centres de jeunes sont choisis en fonction de leur confort (ils sont répertoriés par catégories variables suivant les pays) et de leur situation par rapport à votre circuit. Si un hébergement est complet aux dates de votre voyage, il se peut que nous changions l'ordre des visites pour permettre un hébergement dans une autre lieu répondant à nos critères de sélection. Les draps sont toujours fournis sur place et compris dans nos devis.

 

  • En Hôtel

L'hébergement en hôtel est surtout proposé pour les séjours en Italie et dans les pays méditerranéens. Les hôtels sont situés, soit dans les villes, soit à la périphérie, suivant votre choix qui dépendra de votre budget.

 

Les repas

  • La pension

Les petits déjeuners et les dîners sont pris à l’hébergement ou dans un restaurant proche de l’hébergement.

Les déjeuners sont généralement pris sous forme de paniers repas que vous emportez le matin.

Dans le but de réduire la consommation de plastique à usage unique, certains hébergements (nous vous préciserons lesquels dans votre devis personnalisé) exigent que chaque participant emporte sa propre gourde.

VEFE conseille donc à tous ses groupes de prévoir une gourde pour chaque participant, quel que soit la destination et/ou le type d'hébergement.

 

  • les Repas en route

Dans la plupart de nos programmes, la pension complète commence par le dîner du premier jour sur place et se termine par le déjeuner pique-nique du dernier jour sur place. Dans nos devis, nous vous proposons des repas en option sur les trajets aller et retour.

 

SPECIFICITES

  • Cautions

Certains hébergements demandent le versement d’une caution, à régler sur place par vos soins, restituée au groupe au moment du départ si aucun dégât n’a été constaté. Nous indiquons les hébergements concernés dans le contrat de réservation.

 

  • Taxe de séjour

Certains hébergements doivent reverser une taxe de séjour à leur municipalité. Pour les séjours concernés, nous vous indiquons le montant et le mode de règlement dans le devis et le contrat de réservation.

Pour ces 2 spécificités, les règlements sont à faire directement sur place et en espèce.

LES Tarifs

Les tarifs sont calculés sur la base de 53 participants (accompagnateurs compris) pour des groupes d’élèves de moins de 18 ans.

Pour les voyages en autocar, les tarifs sont des prix moyens par académie. Ils vous sont présentés dans le descriptif du programme.

Pour les voyages en train, les tarifs sont indiqués au départ de Paris et au départ de grandes villes dans certains cas. Ils vous sont présentés dans le descriptif du programme.

Pour les voyages en avion, les tarifs sont proposés au départ de Paris, avec des effectifs différents, indiqués dans le descriptif du programme.

Pour tout projet, une proposition de programme adapté, accompagnée d'un budget visites, vous sera adressée avec un devis précis qui sera établi en fonction de :

  •  votre effectif,
  •  vos dates de voyage,
  •  votre établissement de départ pour les voyages en car.

 

Les prix comprennent :

  • Le transport

En autocar, depuis votre établissement, avec son utilisation sur place, incluant les frais de route : taxes, péages, tunnels, parkings, l’hébergement et les repas du ou des chauffeurs.

Les permis de circulation en car et les taxes d’entrée dans les villes qui l’exigent.

Ou en train depuis la gare de départ, sous réserve des disponibilités dans la catégorie tarifaire retenue

Ou en avion au départ de Paris ou de province sur lignes régulières ou “low cost” sous réserve de disponibilités dans la classe de réservation prévue.

Les taxes aéroportuaires sont incluses dans nos tarifs, évaluées à une date précise et soumise à variation.

Les traversées maritimes pour la Grande-Bretagne et l'Irlande : ferry ou navette Eurotunnel aller et retour.

Les différentes formules sont indiquées précisément dans chaque programme.

  • L'hébergement en pension complète

Suivant détails indiqués précisément pour chaque programme, et selon le type d'hébergement proposé : familles, hôtel ou auberge de jeunesse (AJ), ou centre de jeunes (CJ).

  • Les réservations

La réservation gratuite des visites, lorsque celles-ci peuvent être réservées à l’avance par notre organisme, les places de spectacles, les tickets de transports en commun….

  • La documentation

Pour vous permettre de préparer le voyage avec vos élèves, téléchargeable dans votre “espace enseignant” sur notre site internet www.vefe-voyages.com.

  • Assurance

L’assurance assistance-santé-rapatriement-bagages.

 

Les prix ne comprennent pas :  

  • les droits d'entrée des visites et guidages,
  • les transports locaux éventuels (vaporetto, métro...),
  • les frais de consignes dans le cas de voyage en train ou en avion,
  • les transferts entre l’établissement et l’aéroport ou la gare : nous pouvons -fournir un devis à la demande,
  • les frais de boisson (y compris l'eau minérale),
  • les gourdes individuelles exigées par les hébergements,
  • les suppléments éventuels pour élèves de plus de 18 ans (selon les pays de destination),
  • les repas non prévus dans la pension complète,
  • les éventuelles cautions,
  • l'assurance annulation, proposée en option.

 

Validité des prix

Les tarifs sont établis suivant les conditions économiques en vigueur au 01/07/2021 et sont valables jusqu’au 30/06/2022. Ils sont payables en euro. Toute modification des conditions économiques, due à une fluctuation des taux de change, des taxes, prix de transport... peut entraîner, après la signature du contrat, un changement de prix suivant les termes prévus dans les conditions générales de vente. Le responsable sera averti au plus tôt et dans la limite de 20 jours avant le départ, suivant la réglementation en vigueur.

 

Nous n’appliquons pas de majoration pour les voyages effectués durant les périodes les plus chargées (les trois semaines précédant Pâques, fin avril et début mai), sauf si me vouage a lieu au moment d'événements très précis :

•Carnaval de Venise,

•Semaine Sainte en Espagne,

•les Fallas de Valence et la Feria de Séville,

•les week-ends de Pâques, Ascension, Pentecôte.

 

Nous appliquons des réductions en moyenne et basse saison, dont les périodes varient en fonction des destinations.

Contactez-nous avec vos dates de voyages et nous calculerons votre devis en tenant compte des tarifs proposés par nos prestataires.

 

Les textes et les tarifs indiqués sur notre site internet et dans nos brochures sont donnés à titre indicatif. Ils ne sont en aucun cas contractuels.

Chaque proposition acceptée fait l’objet d’un contrat détaillé établi pour chacune des parties.